Comunicación eficaz para los negocios – Guía completa

Analizamos en esta guía todos los aspectos de una comunicación efectiva en los negocios: comunicación verbal y no verbal, la escucha activa, las presentaciones o la comunicación escrita, entre otros.

Jose Romero

Una comunicación efectiva es una herramienta imprescindible para cualquier dueño de un negocio. Utilizar correctamente las habilidades comunicativas puede ser la diferencia entre sellar un contrato o perder un cliente potencial.

En el mundo de los negocios, los comunicadores deben saber explicar de forma clara a sus clientes las razones por las que son mejores que la competencia y deben ser capaces de responder a sus preguntas sobre sus productos o servicios. La comunicación es, pues, la herramienta crucial para responder de manera efectiva en las negociaciones y asegurarnos nuestros objetivos.

La comunicación es también un instrumento fundamental para mejorar la relación con los empleados. Una comunicación efectiva puede ayudar a fomentar las buenas relaciones dentro y fuera de la empresa.
En esta guía explicaremos los aspectos clave de la comunicación verbal y no verbal, las formas de escuchar y comprender a los demás, y cómo dar la mejor primera impresión posible frente a las personas de nuestro entorno de negocios.

Por eso es tan importante tener en cuenta las siguientes habilidades a la hora de tener una conversación importante en nuestro entorno de negocios.

Habilidades clave para la comunicación

Aunque la comunicación es una habilidad inherente al ser humano, no todo el mundo es un buen comunicador. Como si de un deporte se tratara, la buena comunicación necesita practicarse a menudo para perfeccionarla y corregir nuestros errores.

Listamos a continuación las habilidades más importantes para la comunicación interpersonal:

• Escuchar activamente.
• Reconocer las señales no verbales.
• Mantener el contacto visual con nuestro interlocutor.
• Ser asertivo.
• Ser consciente del espacio individual de las personas.
• Utilizar un lenguaje corporal positivo.
• Tratar de empatizar con el otro punto de vista.

Además de estas habilidades que debemos practicar siempre, existen también otras pautas para mejorar la comunicación:

• Mantener una actitud positiva.
• Ser consciente de cómo te están percibiendo los demás.
• Tener confianza en uno mismo.
• Haber preparado antes la conversación, en el caso de que se trate de una exposición en público, una entrevista de trabajo,etc.
• Presentarse adecuadamente (ropa, peinado, olor corporal, etc.)

A partir de aquí, vamos a indagar en los diferentes tipos de comunicación, empezando por la más evidente, la comunicación verbal. Veamos cómo podemos mejorar nuestro lenguaje y cómo hacer que nuestro mensaje sea más efectivo.

La Comunicación Verbal

La comunicación verbal puede generar éxitos en nuestra empresa cuando se lleva a cabo correctamente, pero también puede dar al traste con un proyecto si tomamos la dirección equivocada.
Veamos en detalle los aspectos que más nos ayudarán de cara a mejorar nuestra comunicación verbal:

Uso de un lenguaje positivo

El tono del lenguaje dice muchas veces más de lo que imaginamos. Las posibilidades de lograr resultados positivos se multiplican cuando utilizamos un lenguaje positivo.

Con un lenguaje positivo podemos sugerir alternativas, ofrecer soluciones a los problemas y hacer hincapié en las acciones positivas y sus consecuencias.

Por ejemplo si estamos negociando con un proveedor que no está dispuesto a ceder en sus precios, nuestro lenguaje debe transmitir un deseo de llegar a un acuerdo beneficioso para los dos.

Es decir, una situación en la que aquel que no está dispuesto a ceder sienta que también está ganando. Es muy probable que de esta forma nuestro proveedor esté más dispuesto a negociar las condiciones del acuerdo, y aunque no consigamos una modificación del precio, quizá consigamos mejorar otras condiciones como el pago los gastos de envío, agilizar algún trámite o hacer pedidos agrupando material.

El uso del “yo”

Utilizar declaraciones en primera persona a menudo produce mejores resultados en los intercambios verbales.
Pongamos un ejemplo. Decir “necesito más información para tomar una decisión” suena mucho mejor que, tienes que darme más información antes de que pueda tomar una decisión’.

La razón por la que la primera persona suena mejor, es que está diciendo lo que tú necesitas en lugar de decirle a alguien lo que debe hacer.

La asertividad frente al lenguaje agresivo.

En relación con el punto anterior, la asertividad en muy importante. Consiste en mostrar confianza en el otro, en demostrar que se está abierto a las sugerencias y a la colaboración.

Este aspecto es fundamental a la hora de tratar, por ejemplo, con los empleados. Si un jefe debe ordenar algo a sus trabajadores, es mejor que lo haga demostrando que confía en ellos y que espera buenos resultados, mientras que si ordena de forma agresiva, los empleados probablemente se enfaden y el trabajo saldrá peor. Por lo general, la gente responde mucho mejor a las solicitudes que a las órdenes.

Nuestra forma de hablar

Cuando analizamos nuestra forma de hablar debemos pensar en aspectos como el tono, el acento, el volumen y el ritmo de la voz. En este sentido, una misma frase puede entenderse de manera completamente distinta en función de la forma en que se pronuncian las palabras.

Se debe utilizar siempre un lenguaje positivo, evitando las respuestas monótonas, y evitando también hablar demasiado rápido o demasiado despacio. En las exposiciones orales, que pueden alargarse más de lo que dura una conversación normal, debemos tratar de hacer cambios de ritmo que mantengan la atención de nuestros espectadores, e incluso podemos involucrarles en nuestro discurso para que no se distraigan. Al final, hablar frente a un público que no está interesado en lo que estamos contando es sinónimo de fracaso.

Dos trucos muy buenos para mejorar nuestra vocalización y sonoridad son: visitar a un foniatra para que nos ayude a mejorar nuestra respiración y nuestra forma de proyectar el sonido, y apuntarse a clases de canto para conseguir estilizar nuestra voz.

Hasta ahora lo que hemos visto son los trucos de la comunicación verbal, es decir, lo que podemos indicar con nuestras palabras. Pero la comunicación eficaz en los negocios no sólo se estructura con palabras sino que también tiene en cuenta lo que llamamos comunicación no verbal, es decir, nuestros gestos y nuestra actitud corporal.

Seguramente habrás oído que este tipo de comunicación no verbal se tiene muy en cuenta en algunos sectores como por ejemplo la política, donde es muy importante la actitud que adoptan los dirigentes a la hora de hablar en público. Cosas como la posición de las manos, la mirada, la posición de la cabeza, o los tics pueden ser defectos o virtudes según cómo se utilicen. Veamos ahora cómo controlar nuestra comunicación no verbal.

La comunicación no verbal

Cuando estamos hablando con alguien, la comunicación no solo se establece a través de las palabras,, sino también a través del lenguaje corporal y de las expresiones faciales. A esto se le llama comunicación no verbal y tiene una gran importancia en la comunicación en los negocios.

El lenguaje corporal en la comunicación

El lenguaje corporal puede funcionar como una copia de seguridad de las palabras que usamos, reafirmando nuestra posición, pero también puede traicionar nuestros verdaderos pensamientos, si no nos sentimos cómodos en una conversación.

Hay dos aspectos principales del lenguaje corporal a tener en cuenta:

• La postura de nuestro cuerpo: Para mostrar interés en una conversación nuestra postura debe ser erguida y con el cuerpo siempre orientado hacia la persona que habla. Incluso si nos inclinamos un poco hacia delante podemos transmitir un aparente interés en lo que se está diciendo.
• Los gestos: Gestos como asentir con la cabeza o la apertura de las manos pueden tener también un efecto positivo en la conversación. De hecho, mover las manos transmite una sensación de seguridad y ayuda a la otra persona a comprender mejor lo que estamos explicando. Eso sí, no conviene exagerar y debemos mantener siempre el contacto visual.

Por el contrario, hay otros lenguajes corporales y negativos que crean una mala impresión y tienden a entorpecer las negociaciones. No referimos a gestos como mirar constantemente al reloj, jugar con un bolígrafo o escribir compulsivamente sobre un papel. Esta comunicación no verbal crea la impresión de que no estamos interesados en lo que estamos escuchando y puede llevar la negociación al fracaso.

Además, hay otros gestos que muestran una actitud negativa y deben evitarse:

• Puños cerrados
• Cruzarse de brazos
• Ojos que se mueven o que pierden el contacto con la otra persona.
• Encogerse de hombros o agachar la cabeza
• Imitar las acciones de la otra persona
• Señalar con el dedo

El contacto visual en la comunicación

El contacto visual es imprescindible para mantener la atención de la conversación y de la otra persona. Mirar directamente a los ojos del otro transmite sinceridad y confianza, algo que a menudo es muy importante en los negocios.

No mirar a la otra parte a los ojos puede hacer que parezca que no tenemos interés, que estamos nerviosos o que incluso estamos ocultando algo. Por ello, si llegamos a este punto es muy difícil revertir el pensamiento negativo de la otra persona.

Expresiones faciales

Nuestras caras son tremendamente expresivas y hay dos aspectos fundamentales que debemos cuidar en nuestras conversaciones de negocios. Por un lado ya hemos hablado de los ojos, que debemos mantener bien abiertos y siempre en contacto visual con nuestro interlocutor.

Por otro lado la sonrisa es muy importante. Se deben mantener, siempre que se pueda, una sonrisa natural que ayuda a que la conversación sea mucho más distendida.

Como en el caso de los gestos también hay expresiones faciales negativas que debemos evitar:

• Fruncir el ceño
• Abrir demasiado los ojos
• Mostrarnos inexpresivos
• Hacer burlas o gestos de desprecio
• Sacar la lengua

Consejo importante: valora la posibilidad de asistir a clases para hablar en público. De esa manera aprenderás y practicarás estas situaciones antes de poder aplicarlas al ámbito de los negocios. Llegado ese momento ya tendrás una mayor confianza en ti mismo y aumentará tu porcentaje de éxito.

Hemos hablado de la teoría, pero ahora deberemos pasar a la práctica. Hay algunas situaciones en las que es imprescindible causar una buena impresión en las personas con las que estamos hablando como como una entrevista de trabajo o la primera vez que nos presentamos ante un grupo.

Es inevitable sentirse nervioso en situaciones como estas pero debemos aprender a controlar nuestros gestos y nuestras palabras. Veamos cómo en el siguiente apartado.

Conocer gente nueva y presentarse a sí mismo

Dicen que la primera impresión es la que cuenta y lo cierto es que puede ser la diferencia entre el inicio de una relación comercial exitosa o el final de una reunión. Generalmente es mucho más difícil causar una buena impresión que una mala por lo que debemos hacer un esfuerzo para preparar bien nuestras presentaciones.

¿Cómo causar una buena primera impresión al conocer gente nueva?

La mayoría de las personas comienzan a formarse una opinión sobre los demás apenas tres segundos después de verles o de intercambiar la primera palabra, y muchas veces esos juicios pueden ser difíciles de modificar.

Un factor a tener en cuenta, es que al igual que utilizamos recursos al cuidar la imagen corporativa de la empresa, debemos poner un esfuerzo similar en proyectar con el mismo cuidado una imagen personal adecuada. De esta forma estamos transmitiendo que somos personas detallistas y exigentes.

Cuando nos presentamos a alguien en un entorno de negocios, estamos diciendo que estamos interesados en establecer algún tipo de relación continua que genere un beneficio mutuo. La forma más correcta de introducirse en una conversación sería con un apretón de manos, una breve presentación en la que mencionamos nuestro nombre y nuestro cargo, y una charla distendida con el resto de intervinientes en la que podemos hablar de un tema que tengamos en común o de algún asunto de interés general, pero nunca en exceso sobre nosotros mismos.

¿Cómo realizar una presentación correcta en el mundo de los negocios?

Tu introducción debe decirle a la gente quién eres y debe animar a la gente a comprometerse contigo, o al menos, a seguir escuchando lo que tengas que decir. Uno de los aspectos principales es el hecho de que se debe demostrar confianza en uno mismo (con el tono de voz, con los gestos o con la expresión de la cara) pero nunca parecer prepotente o altivo.

Una buena presentación puede incluir además de nuestro nombre otros aspectos como nuestro cargo, el nombre de nuestro negocio, una breve descripción del mismo y una declaración de las ventajas de nuestro producto o servicio en particular.

La duración de la presentación dependerá de las circunstancias de cada situación. Según el lugar y la gente con la que nos encontremos podremos aportar un toque de humor, un tono más distendido o una invitación a tomar algo o a comer.

Diferencias culturales que podemos encontrar al conocer gente de otros países

Cuando salimos de nuestro país podemos encontrarnos con diferencias culturales que hagan que nuestra presentación se vaya al traste si no las tenemos en cuenta. Por eso, listamos a continuación algunos ejemplos de cómo las prácticas comerciales contrastan en otros países.

En Brasil, un apretón de manos inicial se considera muy importante, y suele dar lugar a una pequeña charla antes de que se inicie la reunión oficial. Este pequeño encuentro previo es muy importante porque marcará el tono de las reuniones posteriores.

En países islámicos, los gestos de cortesía son también muy importantes y deben ser correspondidos (un apretón de manos, una invitación a tomar un té, etc.) También hay que tener en cuenta, dependiendo del país, el papel de las mujeres en una reunión. Generalmente, las mujeres no ocupan puestos de responsabilidad en los negocios, especialmente en países como Arabia Saudí, Qatar o Emiratos Árabes.

En Rusia, las reuniones son a menudo muy formales, estructuradas y serias. Muchos negociadores rusos creen que una reunión formal es un asunto muy serio y que debe tratarse como tal. Por ello, el humor raramente se utiliza en este tipo de situaciones.

En China, se suelen realizar intercambios de tarjetas de presentación antes de iniciar la reunión. Es una muestra de respeto hacia el otro. Las reuniones en China suelen ser bastante rígidas, ceñidas a un guión preestablecido en el que no caben los debates o las “tormentas de ideas”. También es importante el lenguaje no verbal, respetuoso y atento frente al otro. En este sentido, hay algunos gestos que no son bien vistos por los chinos, como el de señalar las cosas o las personas con el dedo. Ellos suelen hacerlo con la palma de la mano abierta.

Ahora que ya hemos visto las reglas básicas de comunicación verbal y no verbal, así como los protocolos de presentación más adecuados según el ambiente en el que nos encontremos, pasemos al último punto, la comunicación escrita en los negocios.

Convendrá que tengamos en cuenta las normas básicas de estilo, la elección de los canales a través de los que escribiremos (carta, correo electrónico, teléfono…) así como el motivo del mensaje. Escribir bien es imprescindible en un ambiente empresarial, por lo que no debes perderte este apartado.

Las preguntas como forma de comunicación

Hacer preguntas es otra de las herramientas fundamentales para una comunicación eficaz en los negocios. Las personas suelen responder bien cuando sienten que se solicita su opinión y que ésta es tenida en cuenta. Además, realizar preguntas a nuestro interruptor nos ayudará a comprender mejor su situación, sus deseos, sus intereses, etc, y eso hará crecer la confianza entre ambas partes.

Veamos a continuación algunos tipos de preguntas que podemos entrar en las situaciones de negocios.

• Preguntas abiertas: Son preguntas que animan a nuestro interlocutor a explicarse y a sentir que está siendo escuchado y que nos interesa lo que cuenta. Por ejemplo, ¿qué dificultades has tenido a la hora de comercializar este producto?, o ¿cómo ha crecido tu empresa en los últimos años?
• Preguntas cerradas: Las preguntas cerradas son cuestiones que requieren una respuesta corta y específica como sí o no. Su uso es muy adecuado cuando somos nosotros los que estamos explicando algo y queremos comprobar si la otra persona está de acuerdo o nos está prestando atención. Un ejemplo, ¿estás de acuerdo con esto?, o ¿te parece una buena idea?
• Sondeos: Son preguntas más específicas para conocer la opinión de la otra parte. En una situación de negociación, preguntarle a la otra parte qué debemos hacer para que acepte nuestras propuestas es una buena manera de allanar el camino para llegar a un entendimiento.
• Preguntas de confirmación: Es bueno realizar estas preguntas cuando la conversación va a finalizar, para asegurarnos de que las dos partes han entendido lo que el otro necesita. Sirven de resumen de la charla y pueden ayudarnos a repasar algún tema que ha quedado pendiente o que hemos pasado por alto.

El uso de preguntas en una conversación de negocios

Lo ideal es que en una conversación se utilizan tanto preguntas abiertas como cerradas para guiar la conversación. Si solo se usan preguntas abiertas se puede dar lugar a digresiones innecesarias, (desviar la conversación y andarse por las ramas), mientras que si solo utilizamos preguntas cerradas será muy fácil que la otra parte nos responda simplemente sí o no, obviando información que puede ser muy relevante para nuestros intereses.

Estilos de preguntas que deben evitarse en los negocios

Por otro lado, hay algunos tipos de preguntas que deben evitarse en las conversaciones de negocios:

• Preguntas agresivas: Como por ejemplo ¿Estás diciendo que esto es culpa mía?
• Preguntas de liderazgo: del tipo ¿No has entendido lo que te he ordenado? Son las que acaban resaltando quién tiene la autoridad y quién debe obedecer las órdenes. Si un jefe acaba por hacerle este tipo de preguntas a sus empleados es que algo no funciona.
• Varias preguntas a la vez: ¿Cuándo lo quieres? ¿O no lo quieres? ¿No lo puedes conseguir por otro lado? Con un caos de preguntas como este solo conseguimos aturdir a nuestro interlocutor.

Escuchar con eficacia en una conversación

Lógicamente, cuando mantenemos una conversación y estamos preguntando por algo nuestro interlocutor debemos escuchar con mucha atención cuál es su respuesta. Escuchar qué es lo que dice y cómo dice es el aspecto más importante en una comunicación eficaz en el mundo de los negocios.

Y es que muchas veces ocurre que no estamos atentos a lo que nos dice la otra persona, bien porque estamos atentos a nuestros propios pensamientos, bien porque no escuchamos lo que nos dicen si no lo que queremos oir. Por eso repasaremos a continuación algunos trucos para escuchar de forma eficaz.

Escucha activa

La escucha activa consiste en entender no sólo lo que el orador está diciendo si no también lo que se está callando o lo que está demostrando con su lenguaje no verbal. Para escuchar activamente necesitamos poner toda nuestra atención en las palabras y los gestos de la persona que habla, descubriendo así sus puntos fuertes y débiles, sus intenciones, su actitud o si nos está ocultando información.

Prestar atención a los datos fundamentales

Hay conversaciones en las que es obligatorio no perderse ni un solo dato de los que nos ofrece nuestro interlocutor. A veces podremos utilizar herramientas que nos permiten recordar toda la información, como una libreta, un teléfono móvil, pero en otros casos no dispondremos de estas herramientas y deberemos hacer uso de nuestra memoria.
Prestar atención a las palabras de la otra parte nos ayudará a evitar malentendidos, situaciones embarazosas o lagunas de información importante. Hacer ejercicios mentales de memoria con frecuencia nos ayudará a no perdernos ni un solo dato en caso de que no podamos tomar notas.

Por supuesto, deberemos valorar si la situación nos permite interrumpir a la persona que habla para preguntarle sobre un dato que nos hemos perdido.

Confirmar los datos

La escucha activa debe complementarse, en última instancia, con una confirmación de los datos de la conversación. Preguntarle a nuestro interlocutor si los datos que hemos recogido son ciertos nos ayudará a resumir el contenido de la charla y, además, nos servirá para mostrarle nuestro propio interés a la otra persona.
Podemos hacerlo con fórmulas como:

• ¿Así que lo que estás diciendo es…?
• Entonces, ¿lo que necesitas de mí es…?
• Así que, en resumen, lo que hemos acordado es…

Por lo general, también es una buena idea comprobar la correcta comprensión de los datos regularmente durante una conversación. Para ello se puede parafrasear a la otra persona o resumir cuando nos ha proporcionado una gran parte de la información, cuando algo no ha quedado claro o cuando cambiamos a un nuevo tema.

La comunicación escrita en los negocios

Gran parte de la comunicación empresarial implica enviar correos electrónicos, cartas o mensajes de texto a través del móvil. Parece que este aspecto es secundario a la hora de mantener relaciones de negocios, pero nada más lejos de la realidad. Escribir bien denota seriedad, conocimiento de los temas que se tratan y confianza. No tener calidad en nuestros escritos puede suponer que juzguen nuestro nivel cultural y demos una mala imagen.

Muchas de las habilidades requeridas durante la conversación también se puede aplicar a la comunicación escrita, tales como la necesidad de hacer preguntas o utilizar el tono adecuado. Veamos a continuación algunos aspectos a tener en cuenta en la comunicación escrita.

El lenguaje formal en la comunicación escrita

Utilizar correctamente el lenguaje escrito puede ser crucial. Para ello hay que tener en cuenta algunos factores:

• La relación personal con el destinatario: No es lo mismo enviar una carta o un correo electrónico a alguien que ya conocemos que escribirle a alguien con quien todavía no hemos entablado una conversación. Si ya tenemos una pequeña relación con la otra persona la comunicación puede ser más informal, pero sin perder de vista el negocio en cuestión.
• El propósito de la comunicación: También hay que tener en cuenta cuál es el objetivo de nuestro mensaje. Por ejemplo, no utilizaremos el mismo tono si queremos expresar una queja o poner una reclamación que si queremos enviar un mensaje a un cliente para comprobar si está satisfecho con el producto.

Hay que tener en cuenta que la comunicación escrita actual cuenta con un factor que a veces puede ser una ventaja y otras veces puede resultar un inconveniente. Nos referimos a la facilidad con la que pueden revisarse los mensajes si utilizamos el correo electrónico de una aplicación de mensajería móvil. Por eso conviene prestar atención a cualquier detalle de nuestros mensajes.

No debemos escribir nada de lo que podamos arrepentirnos y siempre debemos utilizar las formas adecuadas (una firma de empresa en cada mensaje, un saludo y una despedida educada, utilizar la función de copia oculta (CCO) en los emails cuando sea necesario, etc.)

Es muy importante tener ciertas costumbres en la comunicación que harán que adquieras unos buenos hábitos, vamos a ver todas las reglas y sus respectivos ejemplos para que nos quede todo claro.

Reglas de la escritura formal e informal

Algunas reglas generales para escribir en diferentes tonos son las siguientes:

• En la escritura formal debemos evitar a toda costa contracciones de las palabras, especialmente si hablamos en inglés. No podemos decir “Ha llamado el jefe pa’ recordarme que te escriba”.
• También debemos evitar abreviaturas, como por ejemplo el uso de TV en lugar de televisión. Hay que recordar que no es lo mismo una abreviatura de una palabra (como Ayto. en lugar de Ayuntamiento) que una sigla que si es correcto utilizar (como IVA, en lugar de Impuesto sobre el Valor Añadido)
• Para el caso de los números, podemos hacer caso de lo que recomienda la Real Academia Española: utilizar letras para las cifras de una sola palabra (del cero al veintinueve y las decenas, cuarenta, cincuenta, etc.) y utilizar las cifras para números más largos. Es recomendable no mezclar en el mismo mensaje los números escritos con cifras y con letras.
• En la escritura informal se suelen usar más coloquialismos, propios de un lenguaje más común.
• Asimismo en la escritura informal suelen usarse frases más cortas, simples y fáciles de construir. Por el contrario en el lenguaje formal las frases suelen ser más largas y suelen utilizarse expresiones más complejas.

También se debe tener en cuenta que, generalmente, se es bastante más formal en la comunicación escrita de lo que se es en una conversación verbal. En cualquier caso, debemos comprobar siempre nuestra escritura y corregir cualquier error de ortografía o gramática, especialmente cuando redactamos correos electrónicos.

En una época en la que todos los servicios de mensajería disponen de correctores de ortografía es imperdonable cometer este tipo de errores.

Herramientas para mejorar la comunicación en los negocios

Para terminar esta guía sobre la comunicación eficaz, repasamos trucos y herramientas que a buen seguro te serán útiles en la mejora de tus habilidades comunicativas. Se trata de algunos consejos que podemos llevar a cabo (la mayoría podemos practicarlos en casa) para visualizar nuestros puntos fuertes y corregir nuestros errores.

• Grabarse a sí mismo: es la mejor forma de ver nuestros fallos. Podemos plantearnos una situación real (un discurso, una presentación de un trabajo, etc.) y tratar de hacerlo a solas frente a la cámara. La alternativa a esto es hacerlo frente al espejo, pero la cámara tiene la ventaja de que podemos repasar la grabación todas las veces que necesitemos.Hay que aprovechar para controlar el ritmo de nuestro discurso, el tono y la precisión de nuestro vocabulario. A la vez, también podemos comprobar cómo movemos nuestras manos y qué gestos hacemos con la cara. Si gesticulamos demasiado o no conseguimos sacar las manos de los bolsillos debemos corregirlo.
  Eliminar las coletillas y los sonidos irrelevantes: muchas veces emitimos sonidos que no dicen nada pero nos dan tiempo para pensar. Son los típicos “em…”, “um…”, “eh…”. Todos hacemos estos sonidos mientras pensamos qué es lo siguiente que vamos a decir, pero lo cierto es que repetir esto constantemente puede aburrir a nuestro interlocutor y causarnos inseguridad. Practicar una y otra vez para evitar estos sonidos nos ayudará a transmitir mejor nuestros mensajes.
• Fortalecer nuestra memoria: Ver que alguien es capaz de pronunciar un discurso sin leer un papel o unas notas suele producir envidia sana. Cuando alguien consigue hacerlo no es porque tenga una capacidad innata para la improvisación (al menos no en la mayoría de los casos), si no que lo consigue porque se ha preparado muy bien el tema y ha conseguido memorizar en su cabeza la estructura base de lo que quiere explicar. Potenciando nuestra memoria de esta forma, con ejercicios a menudo y memorizando textos breves, conseguiremos mejorar nuestra comunicación sin tener que recurrir tanto a las anotaciones en papel.
• El storytelling: Esta técnica se ha puesto muy de moda en los últimos años en ámbitos donde la comunicación se produce en un contexto limitado o muy centrado en un tema concreto, como el caso de los negocios o en la docencia universitaria.El storytelling es, literalmente, el arte de contar historias. Consiste en abordar un tema con una historia que ejemplifique lo que queremos explicar. Se trata de captar la atención del público con un relato (real o ficticio) que sea atractivo y que nos ayude a explicar la cuestión que estemos tratando.
• El control de la respiración: Una buena comunicación está condicionada por el nivel de estrés que suframos en ese momento. Si detectamos que estamos demasiado nerviosos antes de hablar, debemos controlar nuestra respiración. Una buena técnica es inspirar hasta llenar los pulmones y mantener el aire dentro durante cinco o seis segundos, para luego expulsarlo lentamente. Repitiendo esto varias veces conseguiremos relajarnos casi al instante.
• El feedback: No es más que pedirle a nuestra audiencia que nos valoren cómo lo hemos hecho o qué errores hemos cometido. Si hablamos de una exposición oral, podemos probar a hacerlo delante de un pequeño grupo de confianza (familia, amigos, etc.) y que sean ellos quienes nos valoren antes de hacer la exposición oficial. Una vez que llevemos a cabo la presentación, podemos hacer un sondeo escrito u oral para que nos valoren. Eso sí, en caso de recibir críticas hay que tomarlas siempre como algo constructivo!

Como hemos visto, la comunicación en los negocios tiene una importancia vital. La primera impresión, el estilo con el que escribimos o nuestra destreza a la hora de explicar un proyecto pueden hacer que triunfemos o que nos hundamos con todo el equipo.

Por eso, si esta guía te ha sido de ayuda, no dudes en compartirla con tus compañer@s o dejarnos un comentario para sugerirnos algún consejo que te haya funcionado.