Qué medidas hay tomar en la empresa para teletrabajar de forma productiva

Marta Barjola

Actualizado el 14/11/2023 a las 18:48

Implantar un plan de teletrabajo es una decisión que cada día más empresas contemplan. La epidemia de coronavirus ha precipitado la llegada de esta modalidad de trabajo a muchas compañías. Pese a la urgencia es importante no saltarse las recomendaciones para que este tipo de plan sea un éxito, permitiendo a la empresa seguir con su ritmo habitual.

Las grandes empresas con las tecnológicas a la cabeza lideran la implantación del teletrabajo, lo hacían antes de la epidemia y con la emergencia han sido los primeros en convertir el trabajo en remoto en una realidad para la gran mayoría de sus empleados. Es el caso de Google, Apple o Microsoft.

En España -como en el resto del mundo- el teletrabajo se recomienda para ayudar a controlar la proliferación del COVID-19. Las empresas que ya tenían esta modalidad de trabajo implantada han hecho uso de este recurso inmediatamente  y las que no lo fomentaban han recurrido a planes de contingencia o de urgencia y se mueven con rapidez para poder mandar a sus empleados a casa sin perder actividad laboral.

¿Por qué las empresas instauran el teletrabajo?

La situación de excepción impuesta por la proliferación de casos de COVID-19 aconseja el distanciamiento social. Los centros de trabajo son foco de concentraciones de personas por lo que, de acuerdo con las recomendaciones anunciadas por el Ministerio de Sanidad español y los gobiernos autonómicos, las empresas adoptan medidas oportunas entre las que se encuentra el teletrabajo.

El tipo de relación anterior que tenga una empresa con el teletrabajo marca los pasos a seguir para implementarlo en este momento excepcional: las que a contaban con un programa de trabajo remoto lo tienen más fácil que las que tienen que empezar de cero o tenían el teletrabajo como parte de una solución de contingencia, planeado en la teoría, pero nunca puesto en marcha.

Medidas empresariales para posibilitar el teletrabajo

Dispositivos y equipos: herramientas de trabajo

La empresa debe ofrecer a sus empleados las herramientas para que pueda desarrollar su trabajo en el domicilio de forma integral. Teléfonos móviles, tabletas y ordenadores se imponen como instrumentos esenciales. Las empresas deben disponer de equipos para todos los empleados que quieran, puedan o deban teletrabajar.

La conexión y otros requerimientos técnicos también deben estudiarse por las empresas, cuando se instaura el teletrabajo. Según las exigencias del puesto, en ocasiones es preciso instalar nuevas formas de conexión con más potencia o seguridad para que el empleado tenga acceso a la VPN de la empresa. Son detalles importantes que hacen necesaria una preparación también técnica para que el trabajo en el domicilio del empleado sea posible.

Comunicación virtual

Las empresas que quieren o necesitan que sus trabajadores teletrabajen tienen que conocer todas las herramientas de comunicación virtual para facilitarle a sus empleados las que sean más adecuadas para cumplir desde casa con sus obligaciones laborales.

La oferta de programas, apps, plataformas… que permiten la comunicación a distancia es muy amplia y cubre en gran medida las necesidades de muchos sectores y tipos de trabajo por lo que no es difícil que cada empresa encuentre sus propias aplicaciones o plataformas más adecuadas.

Microsoft Team es una de las plataformas para trabajo en equipo a distancia más populares, pero no la única, aunque destaca por ser de las más recomendadas por sus usuarios que destacan su versatilidad y facilidad de uso.

Organización de equipos

La gestión del personal a distancia es complicada, cuando no hay experiencias previas, pero es necesario que la empresa haga un esfuerzo para favorecer el paso digital. Reuniones, formación, agendas… dejan de ser presenciales y son virtuales; las empresas deben contar con personal especializado para implantar este tipo de procedimientos con los mejores resultados.

Organizar grupos de trabajo y nombrar personas responsables de cada uno de ellos que sean referencia para todos los empleados que teletrabajen es una medida eficaz y facilitadora del éxito en el trabajo en remoto.

Cuando es toda la plantilla la que trabaja fuera del centro laboral, la organización y estructura es más vital que nunca para poder mantener la actividad de la empresa sin problemas. La empresa debe hacer un esfuerzo por fomentar la coordinación tanto dentro de cada departamento como de forma interdepartamental.

Información y formación

El teletrabajo supone en muchos casos trabajar con herramientas no habituales, los empleados deben familiarizarse con ellas para poder teletrabajar con la máxima comodidad y eficiencia. A menudo desde la empresa es necesario aportar formación, adiestramiento y por supuesto, información para favorecer un entorno adecuado y las capacidades necesarias en los asalariados para desarrollar el teletrabajo, como la disciplina y la organización.

Elaborar un manual de referencia

Cuando el teletrabajo es el gran desconocido de una empresa, surgen muchas dudas sobre las obligaciones que tienen los empleados y la propia compañía. Los expertos recuerdan que no estar en el centro de trabajo y trabajar desde casa no resta derechos ni tampoco obligaciones laborales.

Para evitar que los empleados incumplan sus obligaciones contractuales se aconseja elaborar un documento de referencia donde se recuerde que teletrabajar no significa estar en casa para asumir tareas domésticas o el cuidado de los hijos, por ejemplo.

Algunas empresas incorporan medidas concretas para los empleados del tipo contestar a los correos electrónicos en menos de dos horas desde la recepción o atender en todo momento dentro de la jornada de trabajo el teléfono previsto. Son pautas concretas que ayudan a que los empleados tengan claras sus prioridades y puedan organizar mejor su trabajo en casa.

¿Todos los empleados pueden teletrabajar?

La pandemia de coronavirus ha hecho que el teletrabajo sea la primera alternativa para colaborar desde las empresas a frenar la propagación; sin embargo, es importante que cada compañía determine su propio plan, valorando sus posibilidades reales tanto por recursos como por tipo de empleados o trabajos.

Cuando se valora el teletrabajo en una compañía es habitual que se implante primero en los perfiles más adecuados o con más facilidad o necesidad de este tipo de modalidad de trabajo. Incluso se suelen hacer pruebas piloto con grupos pequeños y seleccionados para evaluar la medida y diseñar un plan de teletrabajo, lo más acorde posible a las necesidades concretas.

Las recomendaciones oficiales con motivo de la pandemia por coronavirus respecto al teletrabajo han sido generales por lo que cada empresa se han puesto manos a la obra para colaborar. Las grandes compañías especialmente banca, sector tecnológico y seguros ya tenían un plan de teletrabajo en marcha –es el caso de empresas como BVVA, Santander o Telefónica- para gran parte de su plantilla por lo que la activación del teletrabajo ha sido rápida y con menos incidentes, dada la experiencia en esta modalidad de trabajo.

Las empresas, en muchos casos, han apostado por priorizar el teletrabajo para algunos perfiles concretos dentro de sus plantillas como  personas con menores a su cargo, en situación de riesgo por patologías crónicas y por supuesto, todos los que presenta síntomas de coronavirus –con o sin diagnóstico- confirmado. No siempre es posible teletrabajar y en muchos escenarios el proceso de implantación es largo y costoso por lo que no es una posibilidad en medio de una situación de excepción como la  que vive España y otros países del mundo, a causa de COVID-19. Se impone el sentido común y ser realista con los recursos y escenarios actuales.

Plantilla para comunicar a un trabajador que va a trabajar desde casa por Coronavirus

Esta es una plantilla sencilla que puede utilizar para comunicar a los trabajadores como deben trabajar desde casa para evitar posibles contagios por Coronavirus:

Después de las medidas y recomendaciones anunciadas por la Comunidad Autónoma y el Ministerio de Sanidad, os compartimos las siguientes medidas que la empresa ha adoptado en esta situación:

1. A partir de este día se va a facilitar a las personas, que tengan menores a su cargo y no puedan organizarse o estén en una situación de riesgo, que puedan teletrabajar hasta nueva orden. Se entiende por situación de riesgo padecer alguna enfermedad crónica y/o estar embarazada.

2. Así mismo la organización de los equipos de trabajo es responsabilidad del responsable de cada departamento. Cada uno de ellos coordinará la organización del trabajo de las personas que tenga a su cargo hasta que la empresa comunique la extinción de este periodo.

3. Se comunica a las personas que se vayan a teletrabajar la obligación de estar disponibles a lo largo de la jornada laboral, incluyendo contestar a las llamadas telefónicas y a los emails en un plazo máximo de 2 horas. Entre todos tenemos el deber de intentar garantizar la normalidad de nuestros servicios.

4. Se recomienda a todos los empleados que dispongan de un ordenador portátil que se lo lleven diariamente a casa, así como los que dispongan de teléfono móvil. Se os enviará un protocolo para este procedimiento.

5. Para facilitar el teletrabajo y mantener el contacto entre los equipos de la empresa se ha creado un grupo de trabajo a través de una herramienta específica. Se ruega a cada uno unirse  y seguir las instrucciones. Como herramienta de comunicación en remoto (Chat y video conferencia) usaremos Skype.

A dicha herramienta se puede acceder descargando e instalando la app en cualquier dispositivo (PC/MAC/móviles) o sin descarga accediendo vía Webapp.

Plantilla de protocolo a seguir en caso de síntomas de enfermedad por coronavirus

La salud de todos los empleados de la empresa depende de la responsabilidad individual de cada uno de nosotros. Estas son las obligaciones que cada empleado debe cumplir:

• Debes quedarte en casa si tienes síntomas, especialmente fiebre, avisar a RH y a tu manager simultáneamente de tu situación y llamar al 112 para que determinen que estas libre de padecer ninguna infección por Coronavirus.
• Debes quedarte en casa si has estado en contacto con alguna persona que haya dado positivo por Coronavirus, avisar a RH y a tu manager simultáneamente de tu situación y llamar al 112 para que determinen que estas libre de padecer ninguna infección por Coronavirus.
• Debes evitar viajar por motivos personales a zonas de riesgo y avisar a tu manager y a RH del país al que por vacaciones desees viajar. De forma obligatoria deberás guardar cuarentena de 14 días si viajas a alguna zona de riesgo.
• Debes leer con atención y seguir todas las recomendaciones de higiene, así como los protocolos en cada caso. Recuerda que solo tú puedes ayudar a no propagar la enfermedad.

Protocolo para reuniones y viajes

• Quedan totalmente restringidos todos los viajes al extranjero por motivos de trabajo salvo los autorizados expresamente por la compañía.
• Si hubiera algún viaje absolutamente imprescindible por necesidades de negocio, se deberá advertir del mismo al departamento de Recursos Humanos.
• Realizar sólo aquellas reuniones que sean absolutamente imprescindibles y con la menor cantidad de personas necesarias.
• Recomendamos sustituir las reuniones presenciales con clientes o proveedores por reuniones a través de videoconferencia.
• En el caso de ser invitado por motivos profesionales a un evento multitudinario es aconsejable declinar la invitación, restringiendo así la asistencia a reuniones con mucha gente.
• Os rogamos permanezcáis atentos a posibles actualizaciones de estas medidas y que actuéis con sentido común tanto en vuestro desempeño profesional como en vuestra vida privada.

El objetivo de implementar estas medidas es proteger a todos los empleados, a nuestras familias y a nuestros clientes apelando a la responsabilidad individual para salvaguardar la salud de todos.
Y recuerda, en caso de duda, contacta con Recursos Humanos  para dar respuestas a todas las preguntas que te surjan.

Esperamos que os hayan servido tanto las recomendaciones como las plantillas. No dudes en ver nuestro artículo de los mejores programas para acceder a un ordenador de forma remota en caso de que los empleados no dispongan de un portátil de trabajo.